Работа с большим количеством фирм

Материал из Info

Перейти к: навигация, поиск

Microinvest Склад Pro – многофирменный продукт. Система позволяет работать с различными фирмами и организациями, которые равны и независимы между собой. Число фирм неограниченно, зависит только от свободного пространства на жестком диске.

Содержание

Принцип многофирменности

Любая база данных представляет конкретную фирму или группу организаций с подразделениями. Принцип на 100% идентичен работе с различными документами в Word или Excel. Для каждой фирмы создается отдельная база данных, информация сохраняется внутри и относится именно к определенной компании. Когда выбирается (открывается) определенная база данных, программа загружает из нее все номенклатуры и операции. Работа совершается в этой базе и относится только к ней. Открытие другой базы данных предполагает смену организации. Имя базы данных не связано с именем компании. В любом случае, рекомендуется, чтобы имя базы данных подсказывало информацию о фирме, но это решение остается за системным администратором и принципами организационной культуры.

Создание новой фирмы

Для создания новой фирмы (новой базы данных) выбирается меню Файл/Создать новую базу. После этого открывается окно, где заполняется имя базы данных. Создается новая база, она „пустая” и не содержит никаких операций или номенклатур, практическое введение информации начинается с нуля. Этот вариант используется, если две компании имеют различный вид деятельности и абсолютно разные номенклатуры. Для каждой организации ведется отдельная отчетность.

Создание шаблонной базы

Кроме варианта создания пустой базы данных, Microinvest Склад Pro позволяет и создание «Новой базы с номенклатурой». Часто на практике необходимо создание новой базы данных (эквивалентной новой фирме), которая использует аналогичные предыдущей компании номенклатуры, но не содержащая документы, операции и количества. Для того чтобы избежать повторного введения этих данных, в Microinvest Склад Pro предвидена функция для создания новой базы данных, которая содержит только номенклатуры имеющейся базы. Эта функция «Создать новую базу с номенклатурой» доступная с помощью меню Файл. Технология на 100% идентичная созданию новой базы, единственное, что передаются основные номенклатуры товаров, партнеров, операторов и объектов.

Подразделения в одной фирме

При существовании различных подразделений одной и той же организации, используется следующая технология:

  • Работа в одной и той же базе данных;
  • Любое подразделение определяется как отдельный объект;
  • Создаются отдельные объекты для регистрации, в них вводятся данные конкретного подразделения;
  • Важно определить нумерацию по объектам, чтобы каждый из них имел собственный диапазон документов.

Все остальные операции общие, при работе с одной базой данных создаются общие отчеты, документы могут быть отнесены к конкретному объекту или на уровне фирмы.

Связь между фирмами

Часто встречается работа с несколькими фирмами, которые имеют связь между собой. В этом случае используется технология подразделений одной компании, где каждая фирма определяется как отдельный объект регистрации с собственными фирменными данными. Работа в одной общей базе данных, распределение информации аналогично уровню нумерации объектов.

Мультиплицирование фирмы

Мультиплицирование операции одной фирмы используется тогда, когда необходимо иметь две или более подобных копий данной организации. Примером служит фирма, которая имеет определенные операции, недоступные для отчетов, или когда совершаются определенные эксперименты с данными фирмы.
Мультиплицирование данных фирмы подобно копированию файла документа. При копировании базы данных под другим именем, имеем две 100% идентичные фирмы, которые могут принять различные пути развития и внутренние данные начнут постепенно отличаться друг от друга. Возможно, создать две идентичные фирмы, операции выборочно перенесутся от одной к другой и будут созданы фильтр операции в фирме.

Пример работы с двумя подразделениями

При существовании двух организационных форм в одной учетной базе, одна из которых требует регистрации в налоговой инспекции, учет ведется следующим образом:

  1. Создаются объекты регистрации (ООО (с ФР и ЭКЛЗ) и ИП (с ЧПМ));
  2. Товары заносятся в 2 основных группы, которые привязываются к кассовым местам;
  3. Создаются объекты ("склады") для каждого объекта регистрации, на которых дифференцированы группы товаров;
  4. Создаются пользователи - 2 пользователя с правами оператора для Microinvest Склад Pro Light и пользователь с правами администратора/собственника для Microinvest Склад Pro;
  5. Все приходы осуществляются на объект "ООО", продажи с объекта "ИП" идут в минус (требуется настройка разрешений в Склад Pro Light);
  6. В конце отчетного периода (смена кассира, истечение 24 часов etc.) создается "отчет отдела о продажах" на объекте "ИП";
  7. Отчет трансформируется в перемещение с объекта "ООО" на "ИП".

Таким образом после выполнения трансформации отрицательные остатки на объекте "ИП" сводятся к исходным нулевым значениям, происходит корректное списание товаров и через ЭКЛЗ проходят только нужные товары.

Некоторые полезные ресурсы