Новая база

Материал из Info

Перейти к: навигация, поиск

Продукты Microinvest многофирменные и могут работать с отдельными базами данных. Каждая база данных представляет собой самостоятельную организацию, с собственной номенклатурой и индивидуальными операциями. Предвиденная Microinvest функциональность продуктов дает возможность пользователям создавать новые базы и изменять текущие активные. В этом процессе есть несколько особенностей, с которыми нужно познакомиться лично и использовать, основываясь на проектные характеристики системы.

Содержание

Новая база

Понятие новой базы равносильно созданию новой организации в системе. Точно так же, как создание нового документа Word или Excel, построение новой базы начинается с самого начала, как организация без каких-либо операций, номенклатур или других данных. Создание новой базы требует пройти все этапы настройки программы для предварительной организации. Особое внимание нужно уделить настройке НДС, т.к. она является определяющей при вводе номенклатуры товаров, цен и всех операций.
С версии 3.07.036 в функционал добавлен Мастер настройки базы данных, который позволяет подготовить базу для последующего внесения самых важных настроек, ввода минимально необходимых номенклатур и добавления существующих товаров с помощью предварительного списка. Мастер настройки может помочь пользователю очень быстро ввести систему в эксплуатацию с нуля

Новая база с номенклатурами

Частный случай создания новой базы – «Новая база с номенклатурой». Здесь новая база является пустой, она «наследует» от текущей базы данные всех основных номенклатур, т.е. из текущей базы перебрасывается вся информация о товарах, партнерах и объектах, а также, часть рецептов, ценовых правил и других параметров. Идея «Новой базы с номенклатурой» в создании отдельной организации, которая имеет все номенклатуры основной. Таким образом, можно начать работу с «чистого листа», без тормозящих операций или других хронологий. Новая база нуждается в чистке и оптимизации содержания, в простой инвентаризации и является начальной точкой для новых операций. При выборе меню «Новая база с номенклатурой», номенклатуры перебрасываются из текущей активной базы данных в ново созданную. Поэтому нужно учитывать, что новая база создается из текущей. Если есть более одной активной базы, то перед тем, как создать новую базу с номенклатурой, необходимо проверить, какая база на данный момент активна (Комбинация клавиш CTRL+A). Продукты Microinvest не позволяют удалять определенную номенклатуру, если она уже участвует в операции. Поэтому новая база с номенклатурой «освобождает» номенклатуры от удаления, и базу можно «почистить». Это особенно эффективно в больших магазинах, в которых со временем накопились «мертвые» товары, которые больше никогда не будут продаваться и только загружают номенклатуру. Удаление товаров, не участвующих в операциях в действующей или новосозданной базе можно провести через специальный модуль Microinvest Utility Center - Warehouse Pro Goods Optimizer

Новая база с номенклатурой – другие способы

В практике существуют альтернативные способы создания новых баз с номенклатурой. Наиболее часто используется следующая последовательность:

  1. Текущая база копируется, как новая. Это можно сделать с помощью копирования текущего Access файла, или с помощью средств выбранного SQL сервера;
  2. Новосозданная база открывается с помощью базы данных, и из нее чистятся все операции, оплаты и кассовая книга. Обнуляются системные таблицы с нумерацией документов и содержание;
  3. База проверяется на согласованность и готова для работы.

Также, можно использовать и конвертор данных из одного типа базы в другой:

  1. Создается новая, пустая база в Microinvest Склад Pro;
  2. С помощью конвертора данных, из старой базы в новую переносятся все данные, без операций, оплат и кассовой книги;
  3. Проверяются настройки базы;
  4. Проводится „Пересчет складских количеств“ и база готова для работы.

Указанные технологии работы более сильны только для подготовленных специалистов. Ни в каком случае нельзя, чтобы клиент самостоятельно применял один из этих способов создания базы, т.к. впоследствии это может привести к полной путанице в данных.

Новая база с номенклатурой и количеством

Иногда необходимо начать с «чистого листа», с новой базой, но с существующими номенклатурами. В этом случае применяется следующая технология:

  1. Из старой базы Excel экспортируются все номенклатуры. Создается несколько Excel файлов;
  2. Из старой базы составляется одна общая операция с количествами товаров. Это наличности к текущему моменту;
  3. Создается новая база;
  4. В новую базу последовательно импортируются номенклатуры;
  5. Для ввода наличных количеств выполняется импорт операции. Обычно, это операция «Переучет» или «Приход». Таким образом. В программе задаются количества от п.2.

Шаги 3 и 4 могут быть объединены, если сделать «Новую базу с номенклатурой» способом, описанным выше. При совершении всей процедуры нужно учитывать следующие особенности:

  1. Синхронизация товаров осуществляется по коду. Обязательно, чтобы все товары обладали уникальным кодом товара;
  2. Если часть номенклатуры дублируется, обработка должна быть совершена перед импортом, в противном случае программа не сможет определить товары правильно и наложит одни на другие.

Выполнение все последовательности действий по силам средне обученному пользователю, но желательно чтобы процесс наблюдался специалистом, т.к. ошибка может привести к полной путанице наличия товаров на складе.

Выводы

Изменение базы данных – очень ответственная задача, которая часто недооценена пользователями и специалистами. Поэтому предварительно нужно знать цель и составить план создания новой базы и миграции данных в нее. После того, как будет создана новая база, все продукты на всех рабочих местах должны быть переключены к ново созданной базе. В противном случае, возможно, что часть операций сохранится в старой базе и не получится перебросить их в актуальную организацию. При переносе продуктов от одной базы в другую обязательно следовать правилам Смены базы данных.

Некоторые полезные ресурсы